間違いだらけのビジネスメール

今日のビジネスマナーのクラスは、ビジネスメールについての講義でした。

今まで長い間社会人として働いてきて、仕事でメールのやりとりを何度となくしてきましたが、改めてビジネスメールのマナーについて学んでみると、間違いだらけだったことに気付かされました。

まずは冒頭にクライアントの会社名と担当者名を記載する。
文章の書き始めにはいつもお世話になっております、と書いた後必ず自分の名前を名乗るよう指導されました。

初めてメールを交わす相手であれば必ず名乗っていたのですが、それ以降は分かり切っていることだからと省いていたので、講義に参加して以降は必ず記載するようにしています。

署名も作るように指導されました。
間違いだらけのメールを堂々と送信していたことが発覚してものすごく焦ったのですが、以後、マナーを守ってやりとりするように心がけています

ただ、最近の疑問はマナーを重視しすぎて、余計な情報が多過ぎるのではないかと思うようになりました。
そこで思い切って、取引先の担当者様全員にアンケートを取ったのです。
メールの中で不要な情報があれば教えてほしいという旨を伝え、いくつか質問を投げたのです。

すると90%以上の人が、時候の挨拶や回りくどい表現、そして、テンプレということが丸解りの業務とは関係の無いPR文など、削除しても構わないということでした。
むしろ、業務連絡だけにして欲しいと。

これを上司に見せつけると、黙りこくってしまい、案件だったレンタルサーバーの変更の件もすんなり決済して頂けました。

職場にきた迷惑メール

職場の私のパソコンには、毎日毎日迷惑メールがやってくる。
ウイルスバスター的なものを入れてみても、一向に迷惑メールは減らない。
むしろ、多分手口を変えて増えている。
これはもう我慢して毎日朝、しつこくやってくる迷惑メールを、迷惑メールフォルダにうつすしかないのかと半ば諦めている。

しかし、迷惑メールを考えて作って送る人は、大変だなと思う。
だって何か対策がでて阻まれると、今度はその抜け穴を見つけてそこを通るような新しい迷惑なものを考え出すのだから。
それを考えて作って送ってという、結構な労力と組織力を有するだろうとおもうこの行為は、それに対する利益と見合っているのだろうか。

とてもそうは思われない。
とてもひっかかりそうに思えないくらいに胡散臭いものしかないから。

最近一番、こんなもの誰がひっかかるのだろうかと驚いたのが、某銀行になりすまして送ってきているメール。
「最近お客様の個人情報が漏洩する事故が多発しているため、パスワードの再登録を御願い致します」といったような内容のメール。
ご丁寧に、その銀行のURLまで文末に貼り付けている。

内容的にみたら、誰かひっかかるかもしれないという、ありそうなメールなのだが、どこが胡散臭いかと言うとまず最初の一行。
なんと、「こんにちは！」から始まっているのだ。
堅い金融で、「こんにちは！」から連絡をスタートさせる担当者がいたらお目にかかりたい。
株価大暴落間違いなしである。

そしてもう一つ、フォントがおかしい。
あきらかに、日本ではない漢字圏のアジア人が使うようなフォントなのである。
漢文を翻訳ツールで無理やり訳したときに使われてしまったフォントかな、と思われるような、どこかよその国の観光地で見かける日本語のようなあやしげな雰囲気を持っている。

これではだめだ、これではひっかからない。
もっとしっかり詰めてから出直して来い、と言いたくなるようなメールであった。