携帯メールの返信遅れ対策

私は携帯電話で着信したメールに返信するのが苦手です。
パソコンのキーボード入力が得意なので、携帯電話への入力も得意なのだと勘違いされますが、大間違い。

受信してすぐに内容は確認しているのですが、返信は後回し。
2、3日に一度、暇な時間にまとめて返信しています。

そんなスタイルで返信していたら苦情が出始めたので、対策を考えました。

携帯電話で受信したメールをパソコンに転送。
パソコンで返事を入力して自分の携帯電話に送信。
自分の携帯電話で受信した返事用のメールを、相手に転送。

パソコンから直接相手の携帯電話に送信するとエラーで返ってくることが多いので、自分の携帯電話へ送ってから転送しています。
これだけの手間をかけたとしても、携帯電話で直接返信するよりも早く返事することができるようになりました。
婚約者にも好評です。

ただ、ふと思いました。
どうして送信者の都合に合わせなければならないのかと。
緊急案件をメールでやっても即応は難しいものです。

急な要件は口頭でさっさと連絡して、備忘録としてメールを送信しておけばいいのです。
このような使い方知らないのでしょうか。
メールをスグに返す返さないで議論するのは、ちょっと程度の低い話ですよね。

例えば、買い物の時に急に必要なものを思い出して、連絡を取りたい時に、メールだと時間がかかります。
電話の方が確実です。
それでもメールにこだわる人は、メールに使われているだけなんですよね。

効率的な作業

仕事を進める上で大切なのは効率的であるか、そうでないかという事です。
もちろん効率的に仕事を進めた方が良いという事は当たり前なのですが、それを実践する術が解らないという方にお教えしたい事があります。

まず、第一に効率よく仕事を進める上で午前中は大切な時間という事を知りましょう。
午前中は電話が少なく、集中力も高い時間帯です。ですから大変な仕事を午前中に片付けるように心がけてみましょう。

朝出社してまずメールチェックをする方も多いかと思いますが、至急の用件だけをチェックして他のものは午後から読み片付けるようしてみてください。

午前中の大切な時間をだらだらメールチェックに費やしていたのでは効率は上がりません。
そして、自分の能力を知り仕事を詰め込みすぎないようにしましょう。

人間、自分が思っている程は処理能力は多くありません。
内容を詰め込みすぎると必ずミスが出るし、そのミスを修正する為に余分な時間を使ってしまいます。

まずどの用件が一番重要かを整理して、1日の最初に優先順位をつけるようにしましょう。
これだけでも仕事の効率は全然違ってくる事と思います。

本質的な事を言えば、行動の先読みをして段取り出来ない人は、仕事の出来が悪いのです。
明日用意出来ることなら、今のうちにやっておくなど、準備しなくてはならないものを事前に気付く事が出来れば、さらに要領よくなります。

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